Een communicatieplan klinkt altijd lekker duidelijk; een plan dat gaat over communicatie, helder toch? Toch is een goed communicatieplan opzetten niet alleen een kwestie van de tijd nemen en wat zaken op papier zetten. Sterker nog; een goed communicatieplan is in veel organisaties ver te zoeken. Maar wat is een goed communicatieplan, hoe kom je er en wat heb je er voor nodig?

De basis

Zoals gezegd in de titel; we gaan niet al teveel de details in. Enerzijds omdat we die ruimte niet hebben, anderzijds omdat er teveel zaken afhangen van de organisatie en situatie waarvoor het bedoeld is. Een goed, effectief communicatieplan is niet te onderschatten:

• Het biedt orde, duidelijkheid en zekerheid voor iedereen in de organisatie
• Het ‘dwingt’ een organisatie na te denken en te formuleren welke visie, missie en strategie ten grondslag ligt
• Het helpt prioriteren wat er naar buiten wordt gebracht
• Het helpt in beeld brengen welke communicatie-zaken aandacht nodig hebben (zowel intern als extern).

Dan; de doelgroep

Het lijkt een open deur, maar bedenk je dat je helder voor ogen moet hebben wie je doelgroep(en) is/zijn. Communiceer je binnen of buiten je organisatie, welke terminologie kan ik al dan niet gebruiken, welke achtergrondkennis is er aanwezig en op welke personen of functionarissen richten we ons.

De doelgroep waarop je je richt is onlosmakelijk verbonden aan het doel dat je nastreeft met je plan. Dus ook dat kan verschillen, wanneer je meerdere doelgroepen wilt bereiken. En dat betekent dat je moet specificeren en splitsen; een generiek communicatieplan mist snel effectiviteit in deze situaties.

Het doel

Wat wil je bereiken met het communicatieplan en op welke communicatie richt het zich? Zoek je naar een concrete, specifieke verbetering? Het daadwerkelijk omschrijven van je doel is een belangrijke eerste stap in je plan, simpelweg omdat het je lezer overtuigt van het feit dat ze tijd en energie gaan steken in iets nuttigs. Het liefst doordat ze begrijpen dat er voordelen en/of noodzaak voor hen in zitten.

Dat is vaak lastiger dan je denkt, omdat je moet zoeken naar een compacte, duidelijke, maar begrijpelijke manier van omschrijven die ook nog eens aantrekt. Geen eenvoudige opgave!

Wat je vervolgens met je doelstellingen moet doen, is bepalen hoe je resultaten in beeld kunt brengen en kunt nagaan wat nodig is (acties) om daar te komen.

Het probleem

Ook dit is weer een logisch onderdeel; je nagestreefde doel is vaak verbonden aan een probleem of uitdaging dat moet worden getackeld. Dat vraagt echter wel een goede, duidelijke analyse van wat er mis gaat of moet worden verbetert. Opnieuw, zorg voor een bondige aanpak en houdt het duidelijk. Zeker als je in eerste instantie wilt belichten wat het bovenliggende punt is, zonder direct in details te verzanden.

De planning

Een plan is zelden een plan als er geen weg voorwaarts binnen een bepaalde tijdslijn is vastgesteld. Acties, benodigde stappen, maar ook verantwoordelijken, benodigdheden; het hoort allemaal thuis in een goed plan met planning.

En niet onbelangrijk; door het stellen van acties in tijd maak je de meetbaarheid eenvoudiger en is het aansturen simpel. Het klinkt allemaal erg logisch, maar blijkt in praktijk zo gemakkelijk niet.  

Waarom kan niet iedereen een communicatieplan maken?

Het antwoord is simpel; kennis en ervaring. Want ondanks de basics zijn de onderdelen van een communicatieplan voor alle ondernemingen anders. Natuurlijk zijn er overeenkomstigheden die als basis kunnen dienen.

Maar dan nog, is het goed verwoorden, correct analyseren en pragmatisch bepalen van de acties, niet iets wat iedereen zomaar kan.

In onze communicatieopleidingen is er vanzelfsprekend aandacht voor het jezelf bekwamen in onder andere dit soort elementen.

Benieuwd naar je mogelijkheden en wat onze opleidingen inhoudelijk te bieden hebben?

Bekijk onze opleidingsopties voor communicatie.